Dokumentenplanung und Terminierung

In Zeiten, in denen Projekte immer komplexer, Zeitpläne jedoch immer enger werden, sind Planung, Terminüberwachung und Fortschrittskontrolle zentrale, wichtige und unverzichtbare Instrumente. Nur so kann permanent auf die Einhaltung zeitlicher Vorgaben Einfluss genommen werden.

Viele Produktionsunternehmen sind dazu verpflichtet, ihren Kunden regelmäßig und vor allem rechtzeitig relevante und umfangreiche Dokumentationen zur Verfügung zu stellen. Häufig handelt es sich hierbei um Dokumente, die für die Planung und Entwicklung, die Installation, den Betrieb und die Wartung einer Maschine oder Anlage benötigt werden.

Dokumentenplanung und Progresstracking für die nötige Sicherheit

Die Planung, die Fortschrittskontrolle und die Terminüberwachung bieten dem Lieferanten die nötige Sicherheit, die oft hohen Strafzahlungen zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Hier setzt BDF mit der Dokumentenplanung und dem Progresstracking in SAP Product and Process Governance by BDF | SAP PPG an. Die Dokumentenplanung ist hierbei bereits in einem sehr frühen Projektstadium nutzbar. In diesem Stadium sind noch keine physikalischen Dokumente vorhanden. Durch die Verwendung von virtuellen Dokumenten sind diese jedoch auch schon während früher Projektphasen „greifbar“.

Die virtuellen Dokumente sind, wie bereits erwähnt, unter anderem Träger der Terminierungsdaten. Die Terminierungsdaten bestehen in der Regel aus mehreren Terminereignissen, die aneinandergereiht sog. Terminketten ergeben. Für die Terminüberwachung und das Progresstracking stehen auf jedem Ereignis Plan- und Ist-Termine zur Verfügung. Die Plantermine dienen dazu, die einzelnen Meilensteintermine eines Dokuments oder ganzer Dokumentengruppen zu definieren. Da die Ereignisse miteinander verkettet sind, ergeben sich dadurch ganze Terminketten, die mit Hilfe von Zeitaufschlägen die Plantermine aller Ereignisse automatisch berechnen. Durch die automatisch errechneten Plantermine lassen sich sämtliche Dokumentenmeilensteine im Vorfeld berechnen. Mit Hilfe der berechneten Termine ist es also möglich, bereits weit im Voraus sicherzustellen, dass Termine eingehalten oder im Ernstfall frühzeitig erkannt werden kann, wenn Terminüberschreitungen drohen.

Mit Hilfe von Reportings lässt sich sehr schnell eine Übersicht der terminlichen Zustände aller Dokumente erstellen. Hierbei kommt ein Ampelsystem zum Einsatz, welches mit prägnanter Farbgebung signalisiert, bei welchen Dokumenten ein Terminverzug droht.